A részfeladatok kifejtése, az informatikai lehetõségek kihasználásának feltüntetésével:

Feladatkör

A tényleges feladat (elvárás)

Megoldási javaslat az informatika lehetõségeinek segítségével

* * * * *

Tervezés

A termek kiválasztása, lefoglalása

(Szükséges figyelembe venni, hogy milyen jellgû eseményrõl van szó, és azt milyen erõforrások bevonásával lehet megvalósítani.)

Hasonló egy órarendhez. Azaz a megfelelõ (hely, idõ) paraméterek segítségével egy órarend-készítõ program segítségével megoldható.

Termek berendezése

(Ezt célszerû részben az elõzõhöz hozzákapcsolni, hogy egy termet ne kellje állandóan átrendezni.

Az ebben a fázisban felmerülõ problémák miatt ugyanis szükség lehet a terembeosztás változtatására is.

Erre sok, a belsõépítészethez használatos szoftver nyújt lehetõséget. Ezek segítségével be lehet azt is mérni, egy adott esemény milyen mértékben lesz látható, látványos. Milyen lég- és fényvisznyok fogják a termet jellemezni. (Például nem célszerû egy roszz levegeztetõrendszerû terembe gáz-melléktermékû kísérletet tenni.)

Ajánlott már ebben a fázisban figyelembe venni egyes események sajátosságait (például más kell egy tárlathoz és más egy lángfestéshez). Szimulációs programok is hasznosak lehetnek egy-egy esemény (például kísérlet) megtervezéséhez, pontosabb mgtervezéséhez, erõforrásigényéhez.

* * *

Szervezés

(Feltehetjük, hogy az igények adottak és hogy az eredeti állapotot is sikerült elmenteni.)

Eszköz-beszerzés

Utána kell járni, mit hol lehet kapni és milyen feltételek mellett.

Ehhez adódnak az internet nyújtotta lehetõségek: megkeresni a beszerzési lehetõségeket, igény esetén házhozszállítást rendelni - és a világhálón keresztül fizetni.

Az eszközök üzembe helyzése

Lényegében a megfelelõ szakembereket kell értesíteni, ha megjöttek az eszközök.

Aki átveszi az eszközöket egyrészt bejegyzi ezt a tényt, másrészt küld egy üzenetet a megfelelõ szakembereknek.

Az adatbázis-rendszerek és egy üzenetküldõ program elegendõ e feladat ellátásához.

Az értesítés lehet történhet sms-küldõ programmal, e-levél-küldõ programmal, faxon keresztül (faxprogrammal) esetleg az illetõ felhívásával (modemrõl, egy hangállomány bejátszásával). Mindegyik esetben feltehetjük, hogy létezik egy sablon, melybe minden esetbe behelyettesítjük a megfelelõ értékeket (az illetõ nevét, az eszköz nevét, és a termet, ahová várjuk).

Az események lebonyolítóinak kiválasztása

Hasonlóan a teremfoglaláshoz, itt a csoportokat kell megfeleltetni a termekkel. (Egy csoporthoz több terem is tartozhaz és fordítva is, de csak eltérõ idõben).

(Hasonlóan az ott ismeretett megoldáshoz:
egy órarendkészítõhöz hasonló programmal).

* * *

Lebonyolítás

Navigációs hálózat kiépítése (A riasztó- és a biztonsági rendszer kiépítettségét, mûködöképességét feltehetjük.)

Itt elsõsorban távközlési problémáról van szó: meg kell oldani, hogy a belsõ hálózaton (a szervezõk között) az észrevetételek, megjegyzések akadálymentesen tudjanak áramlani. Továbbá az esemény-specifikus információk eljuthassanak minden érintetthez. Elvárások:

eseményfüggõ információk megjelenítése (kezdés, változás egyéb vonatkozó információk)

helyszínrajzok (a korábbi, a jelenlegi és a jövõbeli eseményekrõl az adott teremben)

"fonaljáték" mûködtetése (például szavazás a legérdekesebb eseményre)

az információs egységek ellátása az összes eseményfüggõ és az egész rendezvényre vonatkozó információkkal

keresõrendszer (ha valaki keres valakit, valamit - beleértve a talált tárgyak kezelését is)

Mindezek egy belsõ, zárt információs hálózatot igényelnek, ahol egyrészt a különbözõ egységek egyértelmûen azonosíthatók, - így lehet külön-külön küldeni az üzeneteket (e-levélben, sms-ben stb.) - másrészt léteznek az egységekenek csoportjaik, ahová mindegyikkükre vonatkozó információkat lehet küldeni (például "minden elektronikus faliújságra menjen a következõ szöveg:...")

Állandó események üzemképességének biztosítása

A következõ részfeladatokra kell figyelni:

erõforrás-igényes feladatok esetén az erõforrások rendelkezésre állásának biztosítása

(Például mindig legyen elegendõ szendvics a büfében)

személy-igényes feladatok esetében a szükséges személyzet folyamatos biztosítása, esetleg szükséges eszközökkel való ellátása (például legyenek elegen a ruhatárban és mondjuk bizonyos idõközönként kapjanak üdítõt stb.)

Az erõforrásigényes eseményeknél legyen egy adatbázis az erõforrásokról és további kihasználhatóságukról, ennek legyen egy párja a beszerzés-szervezõ oldalon. Ezek a következõ módon mûködnek együtt (a büfé-példánál maradva):

Büfé: ha kevés(szendvics), akkor igényel(beszerzésnél, szendvicsbõl, mennyiségnyit)

Beszerzés: ha értesítés jött (büfétõl, szendviccsel kapcsolatban), akkor rendel(az alapanyagokból megfelelõ mennyiséget) és fizet(az alapanyagok árát)

ha megjött(alapanyag), akkor értesít(büfé)

Büfé: ha értesítés jött (beszerzéstõl, szendvicsek alapanyagának megérkezése), akkor értesít(segítõket, szendvicsek készítéséhez).

Ahol a kevés-függvény megvizsgálja, a készlet-adatbázisban a darabszám kisebb-e, mint egy küszöbérték.
Az igényel(ki,mi,mennyiség) küld egy üzenetet (a fentebb már említett módon), hogy mibõl szükség van további mennyiségnyire. Az értesítés jött(feladó, téma) megnézi, jött-e üzenet a feladótól a témával kapcsolatban.
A rendel(alapanyag) elintézi e dokumentáció elején levõ beszerzési eljárást (internetes keresés, legjobb üzlet kiválasztása, áru és házhozszállításának megrendelése, e-bank alapú fizetés), persze a mostani paraméterekkel.

Az érkezõ vendégek útbaigazítása

Itt gyakorlatilag rról van szó, hogy a bejáratoknál állandóan frissülõ információs táblák legyenek. Továbbá mindegyiknél bejáratnál egy-egy információs pult, mely mindig a legfrissebb adatokkal van ellátva az eseményeket illetõen.

(Ezeket a fentebb már említett hálózat segítségével el tudjuk látni a megfelelõ információval.)

Most induló események hirdetése

Ha egy esemény kezdõdik, akkor minden információs táblán jelenjen meg ez a tény és esetleg egy hangosbemondó is emlékeztesse a vendégeket.

Legyen egy eljárás az adatbázisban, amelyik figyeli az idõt és az eseményeket:

ha kezdõdik(most, bármilyen esemény), akkor értesít(minden információs tábla és az információs pultok, a kezdés ténye).

A kezdõdik(idõ, esemény) függvény azt vizsgálja meg bizonyos idõközönként az események(idõ, stb.) adatbázisban, hogy van egy olyan esemény, amelyiknek az idõ a kezdési ideje. Az értesít(ki, mi) pedig értelemszerû.

Zárás

Ha egy teremben már nem lesz esemény (esemény lehet itt az is, hogy nyitva hagyjuk, hogy beülhessenek a vendégek beszélgetni), akkor zárjuk le a vendégek elõl. Ha minden a rendezvénynek is közeleg a vége, akkor minden vendég értesítése, felkérése a távozásra. Az egész helyszín lezárása, a takartítás megkezdése, az eredeti állapot visszaállítása.

Gyakorlatilag a következõ eljárásokat kell megvalósítani, e megfelelõ adatbázishoz való kapcsolattal:

Ha véglegüres(terem), akkor lezár(terem). - A nyílázárók vezérelhetõségének megoldása.

Ha nemsokára(most, rendezvény vége), akkor értesítés(mindenkit, felkérni távozásra), várakozás. Ha (mindenki elhagyta az egész helyszínt), akkor lezár(helyszín) és kezdés(takarítás) és kezdés(eredeti állapot visszaálítása).

- A nyílászárók, a térfigyelõ és az üzenetküldö rendszerrel.

(Hasonlóan például a Budapesti Nemzetközi Vásárhoz, amikor az esemény végével bejátszák az Il silencio-t...
Ez köthetõ egy idõzítõhöz, ami az egész rendezvény végelõtt kicsivel elindítja egy hangállomány lejátszását.)

A véglegüres(terem) azt jelenti, hogy ott több esemény már nem lesz és senki nem hagyott bent semmit. (Ha szervezõ hagyott bent valamit, akkor ezt egy megfelelõ kártyás beléptetõ-rendszerrel kezelni lehet). A lezár(terem) értelemszerû.
A nemsokára(idõpont, esemény) függvény bizonyos idõközönként megvizsgálja az adatbázisban, hogy tart-e elég kicsi lett-e az idõkülönbség az esemény kezdési idõpontja és a jelenlegi idõ között. A kezdés(eljárás) szintén nem szorul hosszú magyarázatra. A takarít eljárásról röviden annyit, hogy értesíti (a fenetbb már sokszor említt módók egyikán) a (a korábban már szintén említett keresési eljárással megtalált) takarítócsoportokat. Az eredeti állapot visszaállítása pedig már könnyû, hiszen rendelkezésre áll a minta - ugyanis ezért mentettük el a legelején.